برنامه ریزی و کنترل پروژه

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟

برنامه ریزی و کنترل پروژه چیست؟ همانگونه که ملاحظه می شود عبارت فوق از دو بخش تشکیل میشود.

1. برنامه ریزی پروژه.
2. کنترل پروژه.

برنامه ریزی

برنامه‌ ریزی شامل تعیین اهداف کسب‌وکار، شکل‌گیری برنامه‌ها و دوره‌های عملیاتی برای دستیابی به اهداف، تدوین برنامه‌ها، زمان‌بندی اقدامات و تعیین وظایف برای اجرای آنهاست. در راهنمای مدیریت پروژه PMBOK ، تعداد فرآیندهای برنامه ریزی شامل 24 فرآیند است. که از مجموع 49 فرآیند ذکر شده که تقریباً نیمی از مجموع فرآیندهای مدیریت پروژه است به گروه فرآیندی برنامه ریزی اختصاص دارد.

تعریف برنامه ریزی :

برنامه ریزی فرآیند هدف گذاری و ارایه روشها یا تعیین مسیرهایی برای رسیدن به اهداف تعیین شده است. برنامه ریزی عبارت است از یک سلسله عملیات منظم، سیستماتیک و مرتبط با یکدیگر که به منظور دستیابی به یکسری اهداف معین و مشخص توسط یک نهاد، سازمان و یا دولت برای یک مدت معین انجام می گیرد.

دلایل و اهداف برنامه ریزی :

• برای شناسایی و رفع تهدیدات محیطی
• برای افزایش راندمان، کارایی، اثربخشی و بهره وری در سازمان
• به حداقل رساندن ضایعات و اضافات
• استفاده حداکثری از امکانات و فرصتهای آینده و
• تعیین مسیر
• کاهش اثر تغییرات

انواع برنامه ریزی از لحاظ مدت زمان :

از لحاظ مدت زمان برنامه ریزی به سه دسته تقسیم می شوند: برنامه ریزی بلندمدت، برنامه ریزی میان مدت، برنامه ریزی کوتاه مدت برنامه ریزی بلندمدت معمولاً برنامه های فراتر از ۵ سال را شامل می شود، در حالیکه برنامه ریزی کوتاه مدت عموماً کمتر از ۵ سال می باشد. تفاوت برنامه های کوتاه مدت و بلند مدت، طول مدت تعهدات آتی و درجه متغیر بودن چهره سازمان را نشان می دهد.

انواع برنامه ریزی از لحاظ وسعت :

1. برنامه ریزی استراتژیک : برنامه هایی هستند که برای کل سازمان طراحی می شوند.
2. برنامه ریزی عملیاتی (اجرایی): این برنامه جزییات دستیابی به اهداف کلی را بیان می کنند.

اهداف کلی را ترسیم می کنند و به دنبال تعیین وضعیت سازمان در محیط می باشند.  

انواع برنامه ریزی از لحاظ عمق :

• برنامه ریزی کلان: این برنامه ت های کلی را مشخص و تمرکز ایجاد می کنند.
• طرح ریزی واسط: همانگونه که از اسمش پیداست، حد واسط برنامه ریزی کلان و تفصیلی است.
• برنامه ریزی تفصیلی: در این برنامه اهداف به وضوح تعریف شده اند و هیچگونه ابهام و مشکلی.

برای درک صحیح آنها وجود ندارد.  

برنامه ریزی پروژه

پس از تعریف مشخصات پروژه، باید مشخص شود که اهداف و خواسته ها چگونه تحقق می یابند که این وظیفه برنامه ریزی است. برای یک برنامه ریزی جامع و قوی مراحل زیر باید انجام پذیرد.

• توصیف و دستورالعمل انجام کار ( تهیه شرح کار، تهیه ساختار شکست کار ).
• زمانبندی ( رسم شبکه، تخمین زمان، زمانبندی ).
• تخصیص منابع.
• بودجه.

پارامترهای برنامه ریزی پروژه

اطلاعاتی که برای انجام برنامه ریزی پروژه به آنها نیاز است. و به دو دسته تقسیم می شوند:

• پارامترهای پروژه : اطلاعاتی که برای کل پروژه و بدون توجه به هر فعالیت باید تعیین شوند.

شامل: تاریخ شروع پروژه، تاریخ پایان پروژه، تقویم کاری پروژه، منابع در اختیار، تقویم کاری منابع.

• پارامترهای فعالیت ها : پس از به دست آمدن لیست فعالیت ها و به منظور برنامه ریزی انجام آنها.

برای هریک از آنها اطلاعاتی بدین شرح تعیین می شود: مدت زمان انجام فعالیت، هزینه انجام فعالیت، رابطه بین فعالیت مورد نظر با سایر فعالیت ها، منابع مورد نیاز برای انجام فعالیت، محدودیت زمانی.

فازهای برنامه ریزی :

برنامه ریزی پروژه در 6 فاز انجام می پذیرد:

کنترل محدوده :

که می بایست کارهای مورد انتظار و توافق شده با کارفرما و فقط آن انجام شود. در صورتیکه مواردی خارج از قرارداد به پیمانکار ابلاغ گردد (مثلاً فراتر از ۲۵٪ افزایش یا کاهش مقادیر) ، نحوه و شرایط انجام و نیز ردیف قراردادی آن مشخص گردد سپس پیمانکار اقدام به انجام آن کار یا فعالیت نماید.

کنترل پروژه :

این جمله درسته که اعتماد خوبه ولی کنترل بهتره! در واقع نمی توان انتظار داشت در مرحله اجرا همانگونه که برنامه ریزی نمودیم، کارها پیش برود. هر روز می بایست پروژه را نظارت و کنترل نمود که آیا پروژه مطابق برنامه ریزی انجام شده پیش می رود یا اینکه از برنامه انحراف دارد. دلایل انحراف کدام است و چگونه می توان این انحراف را جبران نمود؟ کنترل پروژه بیشتر در سه حوزه زمان، هزینه، محدوده انجام میشود.

کنترل هزینه :

معمولاً برای مدیران پروژه حساسیت نسبت به عملکرد پول و هزینه کرد و درآمد بیشتر از زمان و تاخیرات است. در ابتدای پروژه بودجه بندی پروژه تهیه می شود. و نمودارهای جریان نقدینگی شامل Cash in ( ورودی های نقدی پروژه ) و Cash out ( خروجیهای نقدی پروژه ) ترسیم و ارایه می گردد. بعد از شروع پروژه در دوره های کنترلی مشخص، وضعیت درآمد و هزینه پروژه بررسی و با کمک شاخص های مدیریت ارزش کسب شده ( EVM )، وضعیت بودجه ای پروژه و سودده یا ضررده بودن آن تا تاریخ به روزرسانی بررسی و کنترل می گردد.

کنترل زمان :

مهمترین ابزار این حوزه برنامه زمانبندی پروژه است. بعد از بهنگام نمودن برنامه زمانبندی که معمولاْ در نرم افزارهای MSP یا P6 تهیه می شود، می توان میزان تاخیرات و یا انحرافات نسبت به برنامه مبنا ( Baseline ) را استخراج نمود و سپس فعالیت به فعالیت دلایل آنرا ثبت و بررسی نمود. در این حالت با تغییر مسیر بحرانی پروژه ( Critical Path ) نسبت به راهکارهای جبران تاخیرات یا تهیه برنامه جبرانی اقدام نمود.